Размещать дополнительные материалы в открытом репозитории рекомендуется только после получения экспертного заключения и публикации статьи. Это может быть отдельная экспертиза на дополнительные материалы,  или общая экспертиза со статьёй. В данном случае учитывается:

• авторское право как возможность утраты патентной новизны, 

• экспертный контроль на товары и технологии двойного назначения 

• проверка на наличие государственной или коммерческой тайны.

Если данные являются дополнительными материалами к ещё не опубликованной статье и их планируется разместить в открытом репозитории на сайте научной организации, то в этом случае запрашивать акт экспертизы (или включать их в общий акт на статью) не просто нужно, а критически важно по ряду причин:

1. Для патентного отдела, службы информационной безопасности (ИБ) и отдела экспортного контроля научной организации размещение чего-либо в открытом интернете (даже на собственном сайте) приравнивается к публичному раскрытию (публикации). Возникает риск утраты патентной новизны. Поскольку статья еще не опубликована, если вы выложите исходные данные, алгоритмы или подробные методики в открытый репозиторий до выхода статьи (или одновременно с ней), это будет считаться их публичным раскрытием.  Роспатент (и зарубежные патентные ведомства) увидят, что данные уже лежали в интернете, и откажут в выдаче патента. Патентный отдел должен проверить датасет и либо разрешить выкладку (если патент не планируется), либо потребовать сначала подать заявку в Роспатент, чтобы закрепить приоритет за вами.

2. Исходные данные vs.  В тексте самой статьи данные обычно агрегированы, обезличены и очищены. В дополнительных материалах (raw data) часто кроются  такие уязвимости, как персональные данные (152-ФЗ): в наборах данных могут случайно остаться ФИО, адреса или медицинские показатели пациентов/респондентов. Ноу-хау и коммерческая тайна: детальная схема установки, точные параметры химического синтеза или исходный код алгоритма могут представлять ценность для конкурентов. Гостайна: если исследование финансировалось по закрытым тематикам или использовалось специфическое оборудование, «сырые» данные могут выдать чувствительные параметры. Служба ИБ должна подтвердить, что в датасете нет сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

3. Экспортный контроль. Размещение информации в сети Интернет на общедоступном ресурсе (включая домены .ru) по законам РФ об экспортном контроле приравнивается к передаче технологий за рубеж. Если ваши данные, код или результаты касаются технологий двойного назначения, на них требуется виза комиссии по экспортному контролю.

Алгоритм оформления экспертизы:

1. Объедините пакет документов. Когда понесете текст статьи на подпись в патентный отдел / отдел экспортного контроля / ученому секретарю, приложите к ней дополнительные материалы (датасет, код, таблицы) и сопроводительное письмо.

2. Укажите место публикации. В заявке на экспертизу четко напишите: «Прошу провести экспертизу рукописи статьи [Название] и прилагаемых к ней дополнительных материалов (набор данных) на предмет отсутствия сведений, составляющих гостайну, и возможности их открытого размещения в институциональном репозитории [Название вашей организации]».

3. Получите один общий Акт. В итоговом акте экспертизы будет прописано: «Рукопись статьи и дополнительные материалы к ней разрешены к опубликованию в открытой печати и сети Интернет (включая размещение в репозитории организации)». Этот документ станет вашей защитой в случае любых претензий со службы безопасности или патентных споров.

Важно!  Прежде чем выкладывать данные в репозиторий, убедитесь, что журнал, в который вы планируете отправлять статью, допускает это. Большинство современных издательств (Elsevier, Springer, MDPI) приветствуют выкладку датасетов и препринтов. Однако некоторые консервативные журналы могут расценить размещение данных в репозитории до прохождения peer-review как «предыдущую публикацию» (prior publication) и отклонить статью на этапе редакторской проверки.